Laat terugkerende taken automatisch uitvoeren en systemen slimmer samenwerken. Zo hoeft je team minder gegevens over te nemen, controles uit te voeren en dezelfde handelingen te herhalen.
Workflow-automatisering betekent dat software terugkerende stappen binnen een proces automatisch uitvoert. Bijvoorbeeld gegevens overzetten, documenten aanmaken, goedkeuringen doorsturen, statussen bijwerken of meldingen verzenden.
We brengen eerst het volledige proces in kaart: wat gebeurt er, in welke volgorde en welke uitzonderingen komen voor? Vervolgens bepalen we welke stappen geautomatiseerd kunnen worden en waar menselijke controle nodig blijft.
Voor relatief eenvoudige automatiseringen kunnen bestaande tools zoals Zapier of Make een goede oplossing zijn. Maatwerk wordt interessanter wanneer een proces uit veel stappen en uitzonderingen bestaat, eigen reken- of beslisregels nodig heeft of systemen gekoppeld moeten worden waarvoor geen standaardverbinding beschikbaar is.
Een geautomatiseerde workflow draait grotendeels op de achtergrond en voert vooraf bepaalde stappen uit. Een webapplicatie is een omgeving waarin gebruikers zelf actief werken, gegevens bekijken en handelingen uitvoeren.
In de praktijk kunnen beide worden gecombineerd. Bijvoorbeeld een webapplicatie waarin medewerkers aanvragen beoordelen, waarna geautomatiseerde workflows de vervolgstappen uitvoeren.
Eerst begrijpen hoe het proces werkt en waar tijd verloren gaat. Daarna bepalen we wat verstandig geautomatiseerd kan worden.
We brengen alle stappen, betrokken personen, systemen en uitzonderingen in kaart. Ook kijken we hoe vaak het proces voorkomt en hoeveel handmatig werk het nu vraagt.
We bepalen welke stappen worden geautomatiseerd, welke beslisregels gelden en waar menselijke controle nodig is, inclusief hoe we omgaan met fouten en uitzonderingen.
We ontwikkelen de workflow en verbinden de benodigde systemen. Tussentijds testen we afzonderlijke stappen en laten we werkende onderdelen zien.
Voor de livegang testen we verschillende situaties en uitzonderingen. Daarna leggen we het beheer uit en monitoren we of de workflow in de praktijk blijft werken zoals bedoeld.
We selecteren en ontwikkelen de onderdelen die nodig zijn om jouw proces betrouwbaar te ondersteunen.
Herken je een van deze situaties? Dan kan het zinvol zijn om het proces opnieuw in te richten en terugkerende stappen te automatiseren.
Vragen die ondernemers het meest stellen over workflow-automatisering.
Workflow-projecten lopen sterk uiteen, afhankelijk van het aantal processen en de complexiteit van de koppelingen. De prijs hangt af van de scope, hoeveel systemen er gekoppeld moeten worden en hoeveel uitzonderingen er afgevangen moeten worden. Een eerlijke prijs kunnen we pas geven na een gesprek waarin we de scope samen helder krijgen.
Voor eenvoudige automatiseringen (3-5 stappen, standaard apps) zijn Zapier en Make uitstekend. Dat raden we ook gewoon aan in plaats van maatwerk te bouwen. Maatwerk is pas zinvol als je workflows complexer worden (meer dan 10 stappen, eigen business-logica), als het volume omhoog gaat (kosten van Zapier lopen op), of als je systemen wil koppelen die geen standaard-connector hebben.
Order-to-invoice flows, klant-onboarding, medewerker-onboarding, periodieke rapportages, multi-step goedkeuringen, automatische data-synchronisatie tussen systemen, en notificatie-flows. Eigenlijk alles wat herhaalbaar, beschrijfbaar en regelgedreven is.
Dat hangt af van het proces. Een eenvoudige order-flow kan 10 minuten per order schelen, een onboarding-flow kan een paar uur per nieuwe medewerker schelen. We meten vooraf de huidige tijd zodat je achteraf kunt zien wat je terugkrijgt.
Vrijwel alles met een API of database. Standaard: CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), ERP (Exact, AFAS, Odoo), boekhouding (Moneybird, Twinfield), mail (Gmail, Outlook), Slack, Teams, of via REST- en GraphQL-API’s met andere systemen.
Dat gebeurt altijd. Workflows zijn geen monumenten, ze zijn aanpasbare software. Het admin-paneel laat je veel zelf bijsturen (mailteksten, drempelwaardes, ontvangers). Voor structurele veranderingen (nieuwe stappen, andere logica) doen we updates in overleg.
Goede foutafhandeling zit standaard in elke workflow. Bij een fout krijg je een notificatie met wat er fout ging en waar. De workflow kan herstart worden, of er kan handmatig worden ingegrepen. Niks valt stil zonder dat je het weet.
Een eerste workflow reken je op 4-8 weken, afhankelijk van het aantal koppelingen. Vervolg-workflows gaan sneller omdat de basis er al staat. We werken in sprints van 2 weken.
Ja. We hebben klanten door heel Nederland. Veel werk gebeurt remote (video call, Figma, project tools), met af en toe een fysiek gesprek. Lokaal in Assen en Drenthe komen we graag langs.
Een beveiligde omgeving waarin klanten zelf gegevens, documenten, bestellingen en aanvragen beheren.
Centraal overzicht met data uit verschillende systemen, KPI’s en rapportages.
Een centraal overzicht waarin gegevens uit verschillende systemen samenkomen in duidelijke KPI’s en rapportages.
Vertel welke taken steeds terugkomen en welke systemen daarbij betrokken zijn.