Een nieuwe website draait vaak om het ontwerp, de teksten en de functies. Toch zijn er ook praktische en juridische zaken om rekening mee te houden. Denk aan je bedrijfsgegevens, privacyverklaring, algemene voorwaarden en cookies.
Sommige regels gelden voor vrijwel ieder bedrijf. Andere hangen af van wat je met je website doet, bijvoorbeeld of je een contactformulier, nieuwsbrief of webshop hebt. We zetten de belangrijkste aandachtspunten op een rij.
Je bedrijfsgegevens moeten goed vindbaar zijn
Bezoekers moeten kunnen zien met welk bedrijf ze te maken hebben en hoe ze contact kunnen opnemen. Vermeld daarom je bedrijfsnaam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer op een logische, goed vindbare plek. De footer en een aparte contactpagina zijn daar vaak geschikt voor.
Lever je diensten of verkoop je producten via internet? Dan moet je ook je KvK-nummer en btw-identificatienummer vermelden. Welke gegevens precies van toepassing zijn, kan afhangen van je bedrijf en je activiteiten. Ondernemersplein geeft een overzicht van de bedrijfsgegevens die je op je website moet vermelden.
Is een privacyverklaring verplicht?
Verwerkt je bedrijf persoonsgegevens? Dan moet je mensen duidelijk informeren over wat je met hun gegevens doet en waarom. Dat is een verplichting uit de AVG. Een online privacyverklaring is een gebruikelijke manier om die informatie te geven. Als iemand bijvoorbeeld via je website een contactformulier invult, moet diegene vóór of bij het invullen kunnen vinden wat er met de gegevens gebeurt.
Een privacyverklaring gaat meestal over meer dan alleen je website. Je kunt er ook in uitleggen hoe je omgaat met gegevens van klanten, nieuwsbriefontvangers, sollicitanten en andere contacten. De inhoud moet dus passen bij de gegevens die je bedrijf daadwerkelijk verzamelt en gebruikt. Een standaardtekst sluit daar niet altijd op aan.
Zijn algemene voorwaarden verplicht?
In het algemeen ben je als ondernemer niet wettelijk verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. Ze kunnen wel nuttig zijn om standaardafspraken met klanten vast te leggen, bijvoorbeeld over betaling, levertijden of klachten. Een verzekeraar of brancheorganisatie kan het gebruik ervan daarnaast als voorwaarde stellen.
Gebruik je algemene voorwaarden, dan moet je vóór het sluiten van een overeenkomst duidelijk maken dat ze gelden en je klant de kans geven om ze te bekijken. Dat geldt voor afspraken met klanten in je gehele bedrijfsvoering; de voorwaarden zijn dus niet alleen een websitepagina. Bij een online aankoop moeten ze makkelijk vindbaar zijn en online te lezen of te downloaden.
De algemene voorwaarden zijn bedoeld voor afspraken die bij meerdere opdrachten gelden. Specifieke informatie over een aanbod of aankoop, zoals de prijs en de belangrijkste kenmerken van een product of dienst, moet daarnaast duidelijk op de juiste plek staan. Je kunt die informatie dus niet alleen in de algemene voorwaarden zetten en verwachten dat bezoekers die daar zelf uit halen.
Privacyverklaring en algemene voorwaarden zijn juridische documenten
Deze documenten kunnen gevolgen hebben voor de rechten en plichten van je bedrijf en je klanten. Het is daarom verstandig ze juridisch te laten opstellen en/of controleren. Een IT- of marketingpartner kan vaak helpen met de praktische kant, zoals bepalen welke informatie de website nodig heeft en waar documenten of meldingen moeten staan. Dat is geen vervanging voor juridisch advies.
Bij Junto Media werken we samen met partners die juridisch kunnen ondersteunen. We kunnen meedenken over de website en de praktische inrichting, maar jij blijft als ondernemer verantwoordelijk voor de juistheid en toepasselijkheid van de inhoud.
Wanneer heb je een cookiebanner nodig?
Een cookiebanner is niet automatisch verplicht op iedere website. Het hangt af van de cookies en vergelijkbare technieken die de website gebruikt.
Functionele cookies, bijvoorbeeld om een winkelmandje te laten werken, mogen doorgaans zonder toestemming worden geplaatst. Voor trackingcookies is vooraf toestemming nodig. Beperkt analytische cookies kunnen onder voorwaarden zonder toestemming worden gebruikt. De regels hangen dus af van wat de techniek precies doet en welke gegevens ermee worden verwerkt.
Wat zijn trackingcookies? Dat zijn cookies of vergelijkbare technieken waarmee het gedrag van bezoekers wordt gevolgd, bijvoorbeeld om te meten welke advertenties iemand ziet of om advertenties te tonen op basis van eerder websitebezoek. Zulke technieken kunnen bezoekers ook over meerdere websites volgen.
Als je toestemming vraagt, moet weigeren net zo makkelijk zijn als accepteren. De Autoriteit Persoonsgegevens controleert hier strenger op; een banner die bezoekers vooral richting ‘accepteren’ stuurt, voldoet niet zomaar. Ook moet duidelijk zijn waarvoor toestemming wordt gevraagd, en mogen trackingcookies niet alvast worden geplaatst voordat iemand toestemming geeft.
Daarom is het verstandig om bij een nieuwe website niet alleen naar het ontwerp van de cookiebanner te kijken, maar ook te inventariseren welke tools erop staan. Denk aan statistiekensoftware, advertentiepixels en ingesloten video’s. De juiste inrichting verschilt per website.
Een webshop vraagt om extra informatie
Verkoop je producten of diensten via je website? Dan moet je klanten vóór de aankoop duidelijke informatie geven over onder meer de prijs, levering, garantie en eventuele bedenktijd. Bij een webshop is dit extra belangrijk, omdat de klant de aankoop online doet.
Op de pagina over webshops van Junto Media lees je meer over het laten maken van een webshop. Welke informatie en functies nodig zijn, hangt af van wat je verkoopt en hoe het bestelproces werkt.
Regel dit tijdens het websiteproject
Een nieuw websiteproject is een goed moment om te controleren welke informatie en documenten je bedrijf al heeft en wat nog ontbreekt. Een privacyverklaring, algemene voorwaarden en cookiebanner zijn geen losse vinkjes: ze moeten aansluiten op de manier waarop je bedrijf werkt en de techniek die op je website staat.
Bij het bouwen van een website kunnen we helpen de benodigde onderdelen praktisch in te richten. En ook na livegang vraagt een website aandacht. Lees meer over websiteonderhoud, zoals updates en back-ups.
Checklist voor je website
- Staan je bedrijfsnaam en contactgegevens goed vindbaar op de website?
- Verwerkt je bedrijf persoonsgegevens en informeer je mensen daar duidelijk over?
- Gebruik je algemene voorwaarden? Kunnen klanten ze vóór het sluiten van een overeenkomst bekijken?
- Gebruikt je website trackingcookies of andere technieken waarvoor toestemming nodig is?
- Is de cookiebanner zo ingericht dat bezoekers een duidelijke, gelijkwaardige keuze hebben?
- Verkoop je via de website? Is alle belangrijke aankoopinformatie vóór de bestelling duidelijk?
De precieze verplichtingen hangen af van je bedrijf, je website en de gegevens die je verwerkt. Laat juridische documenten daarom controleren door een juridisch deskundige en zorg dat de website ze op de juiste manier ondersteunt.
